El Ikigai y los Sistemas de Información en la Empresa

Ikigai es un concepto de filosofía de vida japonés que significa tener un sentido de propósito y dirección en la vida a través del cual se propicia el bienestar en la persona. Si bien este concepto se aplica en las personas. El ejercicio de pensar en el Ikigai de los sistemas de información, nos lleva a repasar las características que se necesitan en las interacciones entre las personas y los sistemas de información, para que impacten positivamente en la operación de la empresa.

¿Cuál es el propósito de la existencia de los sistemas de información en la empresa? El propósito de los sistemas de información es asistir a las personas en la ejecución de su trabajo, el cual forma parte de uno o varios procesos en la empresa. La interacción entre los sistemas de información y las personas durante la ejecución del trabajo es el preciso momento en el cual el sistema de información materializa su soporte. El resultado de estas interacciones entre las personas y los sistemas de información debe propiciar en el acumulado de todas ellas, las metas operativas de la empresa.

¿Cuál es la dirección que debe tener el sistema de información para cumplir este propósito? La dirección está dada por las cosas que se deben hacer para lograr que el sistema de información cumpla su propósito en el tiempo. Para ello: se debe empezar conociendo que son los sistemas de información; entender si la funcionalidad del sistema nos va proporcionar el soporte que necesitamos; culminar con éxito el reto de implementar y asimilar el sistema de información en la empresa; maximizar su uso en la organización para materializar el efecto de su soporte en la operación; propiciar la actualización del sistema de información para incluir el soporte a los nuevos retos del negocio; y, actualizar el conocimiento del personal en el uso del sistema. Todo esto es crítico para empresas cuya operación depende del uso de los sistemas de información por parte del personal de la empresa, de los clientes, y de los proveedores.

¿De quién depende el propósito y dirección de los sistemas de información? Depende de la persona con la mayor autoridad en la organización. Esta persona debe liderar un equipo que entienda lo que se tiene que hacer, tenga los recursos necesarios, y las capacidades para ejecutarlo con calidad.

¿Por qué una persona con la mayor autoridad? Hacer las cosas que se necesitan para darle la dirección necesaria a los sistemas de información para que logren su propósito no es una tarea fácil. Necesita una ejecución del trabajo con dirección, control y calidad.

¿Debe liderar el Gerente General? El Gerente General participa y se involucra en tanto tenga claridad del propósito, pero no necesariamente de la dirección que debe tener el sistema de información. Necesita un equipo de personas, a todo nivel, que ejecute el trabajo según los criterios de dirección, control y calidad definidos. Saber lo que se debe hacer para que las cosas no salgan mal, y hacerlas de manera oportuna, completa y bien.

Entonces, ¿qué se puede hacer?

ASIO Consultoría puede asistir a la Gerencia a identificar las necesidades de soporte de sistemas de información que tiene la empresa y a partir de ellos, definir el propósito y dirección de los sistemas de información que propicie un sistema de información efectivo. Plasmar el soporte requerido en los sistemas de información confirmando su efectividad. Capacitar al personal para crear comportamientos que propicien la ejecución del trabajo con la calidad requerida y con el soporte de los sistemas de información.

Antes de ejecutar este trabajo, se mide el nivel de satisfacción de los usuarios del sistema de información. Seguidamente se aplican las mejoras al sistema de información, y a luego de un periodo prudente de uso del sistema mejorado, se evalua nuevamente el nivel de satisfacción de los usuarios del sistema de información para determinar el Ikigai de los sistemas de información.

Tengamos una reunión para conversar sobre las dinámicas de uso, gestión y control que requiere la empresa para definir inicialmente lo que debemos hacer.

ASIO Consultoría Dinámicas de uso exitoso de sistemas de información en la organización

Alejandro Magdits
Gerente General
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