La Gestión del Cambio: el Factor de Éxito Menos Entendido

En la mayoría de los casos de implementación y asimilación de sistemas de información en la organización se ha considerado necesario atender el cambio que implica la presencia de un nuevo sistema de información que va a soportar procesos existentes y otros nuevos. Eso implica la atención al efecto de cambiar la herramienta de trabajo y el contenido mismo del trabajo de las personas, en distintas áreas de la organización, y el trabajo adicional que demanda para que el resultado sea exitoso.

El foco de la gestión del cambio está en dos factores principales. El primero es el cambio en la organización. El segundo factor son las personas. El cambio en la organización implica la puesta en marcha de nuevos procedimientos de planeamiento, administración y control que conlleva el uso del nuevo sistema de información. Esto incluye: la asignación de responsabilidades, el rendimiento de cuentas, la mejora continua, el control de riesgos, y la gestión de capacidades. El cambio en las personas implica el paso de todo el personal, especialmente los usuarios del nuevo sistema por cinco estados en el siguiente orden: entendimiento y aceptación de la necesidad del cambio, voluntad de participar y soportar el cambio, conocimiento de que es lo que está cambiando para cada uno y como hacer realidad el cambio, habilidad para desarrollar las habilidades y comportamientos demandados por el cambio, y la evaluación y reforzamiento para la sostenibilidad del cambio.

El eje de estos dos niveles de cambio es el entendimiento del efecto del nuevo sistema en la operación, y el entendimiento del conocimiento que ahora se requiere para poder usarlo durante la ejecución del trabajo. Saber cuáles son las capacidades del nuevo sistema y cuáles son sus limitaciones. Analizar cómo maximizar el beneficio que se pueda obtener de su uso.

Las estadísticas muestran que la gestión del cambio durante la implementación y asimilación de un sistema de información en la empresa fracasan en más del 80% de los casos. Quedando usuarios con capacidades limitadas para usar bien el sistema de información como herramienta de trabajo. Imposibilitando la obtención de los beneficios esperados que motivaron la compra del nuevo sistema.

La atención de la gestión del rendimiento del sistema de información y su uso por los usuarios en la empresa es una labor constante. La clave es entender el nivel de satisfacción que tiene el usuario, que motiva su satisfacción y su insatisfacción, y trabajar para propiciar la maximización de las capacidades de soporte que tiene el sistema de información en la empresa.

Entonces, ¿qué se puede hacer?

ASIO Consultoría puede asistir a su empresa en la identificación de los factores críticos del cambio a nivel de la gestión y a nivel individual en las personas de la organización. La identificación y planificación del desarrollo de capacidades de gestión del nuevo sistema de información. En particular el acompañamiento en la transición por los cinco estadios de cambio en las personas. Propiciando en el personal la confianza para usar la nueva herramienta en la ejecución de su trabajo diario.

Identificar los indicadores de desempeño operativo en la organización y las personas para determinar el nivel de asimilación del nuevo sistema de información en la operación de la empresa. Estos resultados permitirán definir acciones de mejora que propicien la corrección de fallas o limitaciones existentes.

Identificar mecanismos de capacitación periódicos para que los usuarios incrementen el aprovechamiento del uso de las capacidades funcionales del nuevo sistema de información en beneficio de su propio trabajo, y en el agregado del soporte funcional de los procesos de la empresa. Esto incluye mejorar las capacidades de ejecución, análisis y de simplificación del trabajo.

Tengamos una reunión para conversar sobre las dinámicas de uso, gestión y control que requiere la empresa para definir inicialmente lo que debemos hacer.

ASIO Consultoría Dinámicas de uso exitoso de sistemas de información en la organización.

Alejandro Magdits
Gerente General
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