Riesgos en Proyectos de Implementación de Sistemas de Información

Muchas empresas de distinto tamaño y giro de negocio toman la decisión de usar un sistema de información con la expectativa de que la empresa funcionará con más agilidad, eficiencia, y efectividad creando prosperidad. Sin embargo, la decisión la toma la Gerencia y el Directorio sin entender bien lo que se necesita para que sea un éxito. ¡De hecho, según las estadísticas de los últimos 50 años, 2 de cada 3 proyectos de implementación de sistemas de información FRACASA! Es decir, no logran las expectativas que motivaron la inversión, el costo fue mayor al esperado, y si no cancelan el proyecto (pérdida total) se tienen que conformar con un sistema que hace menos de lo que se necesita, y como consecuencia de esto se usará poco.

La identificación de riesgos en proyectos de implementación de sistemas de información es sumamente importante para poder anticipar, controlar, y pronosticar el éxito del proyecto. Analizar la criticidad, la incertidumbre, la complejidad, la magnitud, el nivel de involucramiento de las partes interesadas, y la madurez de la empresa para gestionar este proyecto son factores que a través de su análisis nos pueden mostrar los riesgos que debe ser mitigados o controlados. Esto también nos permite determinar si la empresa está en verdad en condiciones de enfrentar un proyecto de esta naturaleza.

Una vez identificados, lo riesgos se pueden gestionar agrupándolos en cuatro factores: (1) la Gerencia de la empresa, (2) el Proyecto, (3) La organización, y (4) el sistema de información. La gestión de estos riesgos es clave para propiciar el éxito del proyecto y producir un sistema de información operativo y útil que una vez puesto en producción y esté estabilizado, traiga a través de su uso, los beneficios que motivaron la decisión de su compra. Es importante tener en cuenta que estos factores no están aislados, son interdependientes a través riesgos que se afectan entre sí.

Si los riesgos no se atienden antes de iniciar el proyecto, se pueden revisar durante el proyecto, sin que haya pasado mucho tiempo; mientras más tarde, más difícil de mitigar los riesgos y corregir los problemas. Por ejemplo, en un proyecto que atiende los riesgos tres meses después de iniciado, puede empezar a identificar los riesgos a través de indicios que muestran cómo van las cosas, en especial durante la realización de los Comités de Avance del Proyecto. A través de la observación y la indagación en un Comité de proyecto en el cual se presenta el avance del trabajo se puede ver: ¿Cómo se reporta el avance, de manera integrada o por frente de trabajo? ¿Quién lo reporta, el Gerente del Proyecto o el responsable del frente de trabajo? ¿Cómo se reportan los problemas, cómo algo nuevo que se informa en el Comité para recién ser atendido o como algo que ya se analizó y se presenta lo que se va hacer para llegar a una solución? ¿Es una reunión multitudinaria, o es una reunión ejecutiva con pocas personas? ¿Con que frecuencia se informa a la Gerencia general, al Directorio? ¿La gestión del cambio incluye más aspectos soft que hard? Entre otros aspectos a considerar.

Entonces, ¿qué se puede hacer?

ASIO Consultoría puede contribuir con el proyecto de implementación de sistemas en su empresa, analizando los riesgos y proponiendo acciones concretas para su mitigación y control. El soporte continuo de este servicio durante la ejecución del proyecto permite actualizar la situación de los riesgos identificados y también identificar las variaciones existentes por riesgos que ya están cerrados o la existencia de nuevos riesgos. La evaluación continua de riesgos y del resultado de las acciones de mitigación es la manera más efectiva de gestionar los riesgos en el proyecto.

La gestión de riesgos del proyecto de implementación de un sistema de información es importante para la Gerencia de Proyecto, la Gerencia de Riesgos, la Gerencia General, y el Directorio. Será de mayor beneficio para ellos en tanto mejor entiendan las implicancias de un proyecto de implementación de un sistema de información que será usado por gran parte de la organización y del cual dependerá la operación de la empresa.

Tengamos una reunión para conversar sobre la implementación del sistema de información que requiere la empresa para definir inicialmente lo que debemos hacer.

ASIO Consultoría Dinámicas de uso exitoso de sistemas de información en la organización

Alejandro Magdits Gerente General

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